Úvod a účel politiky

AUTOCENTRUM AAA AUTO a.s., („Spoločnosť“) sa snaží vytvárať také pracovné prostredie, ktoré podporuje otvorenú a férovú komunikáciu vo vnútri Spoločnosti a vo vzťahu k zákazníkom, a ktorá chráni Spoločnosť, zamestnancov a klientov pred podvodmi, neetickým alebo diskriminačným jednaním a pred inými nežiaducimi javmi, či už vznikajú vo vnútri Spoločnosti alebo mimo nej. Spoločnosť sa zaväzuje, že poctivé ohlásenie týchto podvodných alebo neetických jednaní nebude vo vzťahu k oznamovateľovi sankcionované.

V snahe naplniť tento záväzok Spoločnosť zaviedla túto politiku pre oznamovanie nežiaducich situácii a javov, ktorých cieľom je predovšetkým:

• ustanoviť a publikovať procedúry pre príjem oznámení, ktoré sa týkajú vnútorného alebo vonkajšieho podvodu, neetického chovania, diskriminácie a podobných nežiaducich javov, nech sú tieto oznámenia odovzdané zamestnancom Spoločnosti alebo vonkajším subjektom
• ustanoviť a publikovať procedúry, ktoré zaručia poctivým oznamovateľom dôvernosť, anonymitu pokiaľ je požadovaná a ktoré taktiež zaručia, že poctiví oznamovatelia nebudú za svoju aktivitu nijako sankcionovaní

Základné princípy

Akékoľvek sankcie alebo odvety vo vzťahu k poctivému oznamovateľovi sú prísne zakázané. Zamestnanci, ktorí tento zákaz porušia alebo ktorí porušia záväzok anonymity vo vzťahu k poctivému oznamovateľovi, budú sankcionovaní a to až do možnosti okamžitého ukončenia pracovného pomeru. Akýkoľvek zamestnanec, ktorý sa domnieva, že sa stal predmetom sankcie alebo odvety za svoje poctivé oznámenie v zmysle tejto politiky, môže to nahlásiť svojmu priamemu nadriadenému, ktorémukoľvek členovi dozornej rady Spoločnosti, riaditeľovi interného auditu alebo skupinovému manažérovi vnútornej bezpečnosti.

Avšak je treba zdôrazniť, že zamestnanci, ktorí vedome a cielene podajú nepravdivé alebo skreslené oznámenie, nebudú touto politikou chránení a môžu byť taktiež sankcionovaní a to až do možnosti okamžitého skončenia pracovného pomeru.

Spôsoby oznamovania

Spoločnosť ustanovila nasledujúce štyri spôsoby pre dôverné oznámenie nežiaducich situácii a javov:

• špeciálna emailová adresa notice@aaaauto.cz
• internetový formulár dostupný nižšie
• Na Oznamovaciu linku na Intranete v časti Internal Audit & Rules

Prístup k akémukoľvek z vyššie uvedených oznámení je prísne obmedzený na riaditeľa vnútorného auditu a skupinového manažéra vnútornej bezpečnosti. Oznamovateľ môže požiadať o anonymitu a Spoločnosť sa zaväzuje takémuto prianiu vyhovieť. Oznamovatelia majú možnosť svoje oznámenie podať v ktoromkoľvek jazyku krajiny, kde Spoločnosť aktívne pôsobí, teda v češtine, slovenčine, maďarčine a poľštine. Spoločnosť zabezpečila dôverný prekladateľský servis pre prijaté oznámenia.

Zaobchádzanie s oznámeniami

Oznámenia prijaté pod ochranou tejto politiky budú zdokumentované a archivované po dobu piatich rokov od ich prijatia oddelením vnútorného auditu. Prístup k dokumentáciám bude striktne obmedzený na členov dozornej rady Spoločnosti, zamestnancov vnútorného auditu a zamestnancov vnútornej bezpečnosti.

Všetky poctivé oznámenia budú okamžite, zodpovedne a profesionálne preverené oddelením vnútorného auditu alebo oddelením vnútornej bezpečnosti v rozsahu, ktorý bude považovaný za nevyhnutný pre poctivé a profesionálne posúdenie oznámenia. Tieto a iba tieto dve oddelenia budú taktiež vykonávať prípadné ďalšie vyšetrovanie a definovať nápravné opatrenia súvisiace s oznámením.

Reklamácie a štandardné zákaznícke sťažnosti

Táto politika pre oznamovanie nežiaducich situácii a javov nijak nedubluje a neprekrýva štandardnú politiku Spoločnosti vo vzťahu k zákazníckym reklamáciám, ktorá má za cieľ poskytnúť zákazníkom Spoločnosti férový a zákonný prístup k reklamačnému konaniu na základe štandardne uzatvorených klientských zmlúv.

Spoločnosť sa zaväzuje, že prešetrí akékoľvek nahlásené konanie, ktoré nesie známky podvodu, je v rozpore so zákonom, internými predpismi, etickým kódexom alebo dobrými mravmi. Takéto konanie by malo byť najskôr komunikované na priameho nadriadeného oznamovateľa. Ak toto nie je vhodné alebo možné z akéhokoľvek dôvodu, oznamovateľ môže využiť niektorý z nižšie uvedených spôsobov dôverného oznámenia nežiaducich situácii a javov.