Úvod a účel politiky
AUTOCENTRUM AAA AUTO a.s., („Spoločnosť“) sa snaží vytvárať také pracovné prostredie, ktoré podporuje otvorenú a férovú komunikáciu vo vnútri Spoločnosti a vo vzťahu k zákazníkom, a ktorá chráni Spoločnosť, zamestnancov a klientov pred podvodmi, neetickým alebo diskriminačným jednaním a pred inými nežiaducimi javmi, či už vznikajú vo vnútri Spoločnosti alebo mimo nej. Spoločnosť sa zaväzuje, že poctivé ohlásenie týchto podvodných alebo neetických jednaní nebude vo vzťahu k oznamovateľovi sankcionované.
V snahe naplniť tento záväzok Spoločnosť zaviedla túto politiku pre oznamovanie nežiaducich situácii a javov, ktorých cieľom je predovšetkým:
- ustanoviť a publikovať procedúry pre príjem oznámení, ktoré sa týkajú vnútorného alebo vonkajšieho podvodu, neetického chovania, diskriminácie a podobných nežiaducich javov, nech sú tieto oznámenia odovzdané zamestnancom Spoločnosti alebo vonkajším subjektom
- ustanoviť a publikovať procedúry, ktoré zaručia poctivým oznamovateľom dôvernosť, anonymitu pokiaľ je požadovaná a ktoré taktiež zaručia, že poctiví oznamovatelia nebudú za svoju aktivitu nijako sankcionovaní
Základné princípy
Akékoľvek sankcie alebo odvety vo vzťahu k poctivému oznamovateľovi sú prísne zakázané. Zamestnanci, ktorí tento zákaz porušia alebo ktorí porušia záväzok anonymity vo vzťahu k poctivému oznamovateľovi, budú sankcionovaní a to až do možnosti okamžitého ukončenia pracovného pomeru. Akýkoľvek zamestnanec, ktorý sa domnieva, že sa stal predmetom sankcie alebo odvety za svoje poctivé oznámenie v zmysle tejto politiky, môže to nahlásiť svojmu priamemu nadriadenému, ktorémukoľvek členovi dozornej rady Spoločnosti, riaditeľovi interného auditu alebo skupinovému manažérovi vnútornej bezpečnosti.
Avšak je treba zdôrazniť, že zamestnanci, ktorí vedome a cielene podajú nepravdivé alebo skreslené oznámenie, nebudú touto politikou chránení a môžu byť taktiež sankcionovaní a to až do možnosti okamžitého skončenia pracovného pomeru.
Spôsoby oznamovania
Spoločnosť ustanovila nasledujúce štyri spôsoby pre dôverné oznámenie nežiaducich situácii a javov:
- špeciálna emailová adresa notice@aaaauto.cz
- internetový formulár dostupný nižšie
- Na Oznamovaciu linku na Intranete v časti Internal Audit & Rules
Prístup k akémukoľvek z vyššie uvedených oznámení je prísne obmedzený na riaditeľa vnútorného auditu a skupinového manažéra vnútornej bezpečnosti. Oznamovateľ môže požiadať o anonymitu a Spoločnosť sa zaväzuje takémuto prianiu vyhovieť. Oznamovatelia majú možnosť svoje oznámenie podať v ktoromkoľvek jazyku krajiny, kde Spoločnosť aktívne pôsobí, teda v češtine, slovenčine, maďarčine a poľštine. Spoločnosť zabezpečila dôverný prekladateľský servis pre prijaté oznámenia.
Zaobchádzanie s oznámeniami
Oznámenia prijaté pod ochranou tejto politiky budú zdokumentované a archivované po dobu piatich rokov od ich prijatia oddelením vnútorného auditu. Prístup k dokumentáciám bude striktne obmedzený na členov dozornej rady Spoločnosti, zamestnancov vnútorného auditu a zamestnancov vnútornej bezpečnosti.
Všetky poctivé oznámenia budú okamžite, zodpovedne a profesionálne preverené oddelením vnútorného auditu alebo oddelením vnútornej bezpečnosti v rozsahu, ktorý bude považovaný za nevyhnutný pre poctivé a profesionálne posúdenie oznámenia. Tieto a iba tieto dve oddelenia budú taktiež vykonávať prípadné ďalšie vyšetrovanie a definovať nápravné opatrenia súvisiace s oznámením.
Reklamácie a štandardné zákaznícke sťažnosti
Táto politika pre oznamovanie nežiaducich situácii a javov nijak nedubluje a neprekrýva štandardnú politiku Spoločnosti vo vzťahu k zákazníckym reklamáciám, ktorá má za cieľ poskytnúť zákazníkom Spoločnosti férový a zákonný prístup k reklamačnému konaniu na základe štandardne uzatvorených klientských zmlúv.
Spoločnosť sa zaväzuje, že prešetrí akékoľvek nahlásené konanie, ktoré nesie známky podvodu, je v rozpore so zákonom, internými predpismi, etickým kódexom alebo dobrými mravmi. Takéto konanie by malo byť najskôr komunikované na priameho nadriadeného oznamovateľa. Ak toto nie je vhodné alebo možné z akéhokoľvek dôvodu, oznamovateľ môže využiť niektorý z nižšie uvedených spôsobov dôverného oznámenia nežiaducich situácii a javov.